1.0 AMAÇ
Bu prosedür MİMARHAN BELGELENDİRME’DEN talep edilen başvurunun aşamalarının yürütülmesini amaçlamaktadır.
2.0 KAPSAM
MİMARHAN BELGELENDİRME’DEN talep edilecek olan sınav başvuru prosedürü aşamalarını kapsamaktadır.
3.0 TANIMLAR ve KISALTMALAR
Kalite El Kitabındaki tanımlamalar geçerlidir.
4.0 SORUMLULAR
- Belgelendirme Müdürü
- Sınav Yöneticisi tarafından yürütülmektedir.
5.0 UYGULAMA
5.1. Başvuru sırasında, MİMARHAN BELGELENDİRME, ilgili belgelendirme programına uygun olarak belgelendirme prosesinin genel bir açıklamasını hazır bulundurmaktadır. Bu tanıtım; belgelendirme şartları ve kapsamını, değerlendirme prosesinin açıklanmasını, başvuru sahibinin haklarını, belgelendirilmiş kişinin görevlerini ve ücretleri içermektedir ve MİMARHAN BELGELENDİRME web sitesinde ilan edilmektedir.
5.2. MİMARHAN BELGELENDİRME, başvuru sahibi tarafından imzalanmış en azından aşağıdakilerin bulunduğu bir başvurunun tamamlanmasını şart koşmaktadır:
- Başvuru sahibinin kimliği için şart koşulan bilgiler (örneğin; isim, adres) ve belgelendirme programının şart koştuğu diğer bilgiler,
- İstenen belgelendirme kapsamı,
- Başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uyacağına ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi vereceğine dair bir beyan,
- Belgelendirme programının ön şartlarına uygunluğu objektif olarak kanıtlayacak her türlü destekleyici bilgi,
- Başvuru sahibine, makul olmak kaydıyla özel ihtiyaçlarının yerine getirilmesi talebini beyan etme imkânı olduğuna dair bir bildirim
5.3 Aday Başvuru Türleri ;
- Bireysel Başvuru
- Tek Nokta Başvurusu
- Teminat Mektubu usulü başvuru şeklindedir.
5.3.1 Bireysel Başvuru da ilgili Başvuru Formunda aday kendi kişisel IBAN Nosunu forma yazacak, sınav sonrası belge almaya hak kazandığı takdirde hesap numarasına teşvik ücreti yatacaktır. Bu işlemlerin yapılmasından ve takibinden Belgelendirme Müdürü ve Sınav Yöneticisi sorumludur. Sınav ve belgelendirme işlemleri tamamlandıktan sonra adaya belgesi ile birlikte MİMARHAN BELGELENDİRME tarafından bireysel fatura kesilerek teslimi yapılacaktır.
5.3.2 Tek nokta Başvurularında banka teminat mektubu ile başvuru yapılırsa sınava katılacak aday sayısı ve sınav ücretleri toplamı tutarında bankadan alınacak (en az 1 yıl süreli olmak kaydı ile ) teminat mektubu MYK’ ya bildirimi yapılarak sınav bitiminde belge almaya hak kazanan adayların teşvik iadesi MİMARHAN BELGELENDİRMEIBAN hesabına yatırılacak, belge almaya hak kazanamayan adayların sınav ücretleri başvuru yapılan kuruma fatura edilecek olup bu işlemlerin takibi ve bildirimleri İdari İşler Müdürü ve Belgelendirme Müdürü tarafından gerçekleştirilecektir. Sınav ve belgelendirme işlemleri tamamlandıktan sonra teminat mektubu firmaya iade edilerek başvuru yapan firma MİMARHAN BELGELENDİRME’YE ücret tutarı kadar iade faturası kesecektir.
5.3.3 Tek nokta Başvurularında ilgili firmanın tek dekont ile ödeme yapması durumunda sınav programı sonrası belge almaya hak kazanan adayların teşvik ücreti toplamı tutarı talepte bulunan firmanın IBAN hesabına yatacaktır. Bu işlemlerin takibi ve bildirimleri Sınav Yöneticisi ve Belgelendirme Müdürü tarafından gerçekleştirilecektir. .Sınav ve belgelendirme işlemleri tamamlandıktan sonra adaylara belgeleri, firmaya da ücret tutarı kadar MİMARHAN BELGELENDİRME tarafından fatura kesilecektir.
5.4. MİMARHAN BELGELENDİRME, başvuru sahibinin belgelendirme programında yer alan başvuru şartlarını karşıladığını doğrulamak için başvuruyu gözden geçirmektedir.
Bu amaçla, Başvuru Prosedürü oluşturulmuş ve uygulanmaktadır
5.5.Sınav başvuru işlemlerinde aday öncelikle MİMARHAN BELGELENDİRME kurumuna internet-telefon ya da bireysel başvuru olarak talepte bulunarak öncelikle ADAY BAŞVURU FORMLARINDA yer alan ilgili meslek birimine ait formu doldurarak kuruma teslim eder. Ayrıca ;
- Kimlik fotokopisi
- İskele Kurulum Elemanı yeterliliğinde başvurularda Sağlık raporu
- Aday bireysel başvuru yapıyor ise bireysel ödenmiş banka dekontu aslı
- Aday veya adaylar tek nokta ile başvuru yapıyor ise tek nokta sözleşmesi ve teminat mektubu Kuruma teslim edilecektir. Tek nokta başvurusu teminat değil toplu ödeme şeklinde olursa sınav talebinde bulunan firmanın ödeme dekontunun aslı kuruma teslim edilecektir.
Ayrıca sınav yeri MİMARHAN BELGELENDİRME Sınav Merkezi Dışında dış kaynak sınav alanı kullanılacak ise Dış Kaynak Kullanım Sözleşmesi de iki taraflı doldurulup paraflanarak MYK’ya bildirimde bulunulacaktır.
- Aday başvurularının tüm evrak dokümantasyonları Planlama biriminde eksiksiz şekilde tamamlandıktan sonra Muhasebe ödeme evraklarının uygunluğunun kontrolünü yaparak Belgelendirme Müdürüne iletir. Belgelendirme Müdürü ise başvuruların uygunluğu durumunda tüm evrak ve Başvuru dokümanlarını Sınav Yöneticisine teslim eder. Sınav departmanı tarafından Başvuru bilgileri ilgili sisteme girişi yapılarak sınav planlaması oluşturulur. Başvuru ile ilgili Tüm evrak ve dokümanların arşivlenmesinden, Sınav planlaması ve adayların sınav programından haberdar edilmesinden ve Belge teslimine kadar bu işlemlerin yürütülmesi Sınav Departmanına aittir.
- Tüm evrak ve dokümanlar hazır olmadan ve Belgelendirme Müdürünün başvuru onayı gerçekleşmeden sınav planlaması yapılamaz.
5.6Personel Belgelendirme Sınavlarının Planlanması Ve Gerçekleştirilmesi
Mesleki yeterlilik sınavlarında talep ve başvuru durumuna göre haftada iki gün düzenlenebilecek şekilde Sınav Takvimi oluşturulur ve web sitesinde yayınlanır. Sınavlar MİMARHAN BELGELENDİRME sınav merkezinde olduğu takdirde en az 5 aday, gezici sınav merkezlerinde yapıldığı takdirde en az 10 aday talebi olduğunda açılabilmektedir.
MİMARHAN BELGELENDİRME merkezinde yapılacak 1-4 kişi başvurularda ve gezici sınav merkezlerinde 10 kişinin altında sınav açıp açmama kararı mevcut şartlar göz önüne alınarak Belgelendirme Müdürü tarafından karar verilir. Adayların ilk sınavdan kalmaları halinde gireceği diğer sınavlar MİMARHAN BELGELENDİRME’NİN kendi sınav yerinde en fazla 45 gün, gezici sınav merkezlerinde yapacağı sınavlar ise maksimum 90 gün içerisinde gerçekleştirilir. Sınav Planı hazırlanır ve sorumlu personel tarafından Mesleki Yeterlilik Kurumu Yönetmeliği mevzuatına uygun olarak MYK Portalına yüklenir.
Sınav tarihi sorumlu personel tarafından belirlenir. Sınav görevlisi en geç 3 gün içerisinde gerekli incelemeleri yaptıktan sonra, sınav yapılacak yerin yetkilisi görüşüp sınavın tarih ve saatini, araç gereç ekipman durumunu, sınav yapılacak yerin durumunu ve sınav öncesi yapılacak hazırlıklarını başvuran kişi veya kuruluş ile görüşerek organize eder. Sınav yeri, tarihi ve zamanı sorumlu personel tarafından başvuru yapan adaylara veya firmalara telefon veya SMS ile haber verilir. Sınav yerinde bir değişiklik olması durumunda, her adaya, sorumlu personel tarafından telefon veya SMS ile bilgilendirme yapılır. Kurumsal/Toplu başvurularda başvuru kabulü işlemlerinden sonra en geç 30 (otuz) işgünü veya gezici sınav yeri yetkilisi ile mutabakata varılan tarihlerden sonra sınav açılır.
6.0 İLGİLİ DOKÜMANLAR
- Aday Başvuru Formları
7.0 REVİZYON TARİHÇESİ
-